On vous demande parfois de mettre en évidence le justificatif correspondant à vos transactions bancaires (facture, tickets…). Grâce à cette fonctionnalité, Chaintrust vous permet d’associer ce document directement à la transaction correspondante pour le retrouver plus facilement. On vous explique comment faire.
Connectez-vous à votre compte Chaintrust. Si vous avez plusieurs sociétés, sélectionnez celle où vous souhaitez déposer des factures. Dans le menu à gauche, cliquez sur l’onglet banque puis choisissez un compte bancaire.
Vous arrivez alors sur la page de vos transactions pour ce compte bancaire. Cliquez sur l’icône fichier sur la ligne souhaitée pour pouvoir rattacher une pièce.
Vous remarquerez que l’icône reste rouge tant que vous n’avez pas rattaché de pièce à votre ligne d’écriture bancaire. Elle deviendra bleu une fois la pièce rattachée.
Une pop-up s’ouvre. À gauche se trouve la liste des pièces qui ont été déposées sur Chaintrust, et à droite se trouve l’image de la pièce sélectionnée. Vous disposez d’une barre de recherche et d’un tri par colonne afin de retrouver plus facilement vos documents. Une fois que vous avez retrouvé la pièce souhaitée, cliquez sur le bouton “ajouter cette pièce jointe”.
À noter : si la pièce jointe sélectionnée a déjà été rattachée à une autre transaction, Chaintrust vous le signalera.
Vous avez également la possibilité d’importer une pièce jointe depuis votre ordinateur. Pour ce faire, “cliquez ici pour ajouter une pièce jointe”.
Sélectionnez le document souhaité sur votre ordinateur et cliquez sur le bouton “ouvrir”.
Vous pouvez ensuite quitter cette page. La facture sera alors en cours de validation et l’icône fichier deviendra orange.
Votre comptable doit valider maintenant la pièce jointe afin de vous permettre de finaliser le rattachement. Cela sera indiqué sur Chaintrust lorsque vous cliquerez sur l’icône fichier orange.
Lorsque votre comptable aura validé le justificatif, vous pourrez sélectionner le document en retournant sur l’icône fichier puis en cliquant sur le bouton “ajouter cette pièce jointe”.
Si vous avez importé la mauvaise pièce jointe par erreur, vous pouvez la remplacer en cliquant sur l’icône fichier.
La pop-up précédente s’ouvre à nouveau. Sélectionnez un autre justificatif puis cliquez sur “remplacer par cette pièce jointe”.
Vous pouvez également marquer qu’une transaction n’a pas de pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton dans la colonne “document rattaché”.