Avant tout, il est important de comprendre le fonctionnement de notre IA concernant la détection de vos comptes fournisseurs.
Chaque facture sur Chaintrust est rattachée à une entité légale (reconnue par le SIREN présent sur la facture). Cette entité légale est ensuite associée à un libellé fournisseur, lui-même rattaché à votre compte fournisseur.
💡 L’entité légale est souvent identique au libellé, mais peut parfois différer. Par exemple, une franchise Carrefour peut renvoyer à une entité légale du nom de son dirigeant. L’entité légale serait alors “Chez X” mais le libellé “Carrefour” et le code “CARREF”.
À travers cette notice, nous allons vous montrer :
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Comment modifier un compte fournisseur existant
- Comment créer un nouveau compte fournisseur
- Comment créer ou modifier une entité légale
- Comment modifier un libellé fournisseur
1 - Modifier un compte fournisseur existant
Pour modifier un compte fournisseur déjà existant, vous avez deux possibilités.
Option 1 :
Recherchez le nom de votre fournisseur dans le champ “fournisseur (401)” en tapant le compte souhaité, puis sélectionnez-le dans la liste déroulante et cliquez sur “sauvegarder”.
Option 2 :
Vous avez aussi la possibilité de cliquer sur le crayon droite du compte fournisseur pour modifier le compte fournisseur.
Une pop-up apparaît.
Rendez-vous dans le champ “Fournisseur 401”, saisissez le compte fournisseur dans le champ prévu 1️⃣ et sélectionnez-le dans la liste déroulante et cliquez sur "sauvegardez" 2️⃣.
2 - Créer un compte fournisseur
Si le compte souhaité n’apparaît pas, cela signifie que le fournisseur n’était pas présent dans votre FEC. Vous devrez alors créer un nouveau compte fournisseur.
Pour créer un nouveau compte fournisseur, cliquez sur le petit crayon, comme sur la capture d’écran ci-dessous :
Une pop-up apparaît. Rendez-vous dans le champ “fournisseur 401” puis écrivez directement le compte fournisseur que vous souhaitez créer. Sélectionnez-le puis cliquez sur “Sauvegarder et Fermer”.
3 - Pour aller plus loin
Depuis cette interface, vous pouvez également modifier ou créer :
- Une entité légale ;
- Un libellé fournisseur ;
À savoir : En l'absence de SIREN, l'entité légale est considérée comme égale au libellé fournisseur.
💡 Dans quels cas l’entité légale est différente du nom fournisseur ? Exemple : celui des franchises, par exemple, une franchise peut être connue sous le nom de "Carrefour", mais sa raison sociale est "Chez Georges”
Créer ou modifier une entité légale
Pour modifier une entité légale, cliquez sur l'icône crayon, comme sur la capture d’écran ci-dessous :
Une pop-up apparaît. Rendez-vous dans le champ “Entité Légale”. Écrivez directement l’entité légale souhaitée.
Si celle-ci existe, elle apparaîtra directement dans la liste déroulante, sélectionnez-la puis cliquez sur “Sauvegarder” si vous avez d’autres changements à effectuer ou sur “Sauvegarder et fermer”.
Si l’entité légale n’est pas encore créée, tapez son nom directement dans le champ 1️⃣, puis sélectionnez le nom de l’entité légale en surbrillance 2️⃣.
Si vous souhaitez que toutes les factures de ce fournisseur soient affectées à cette entité légale, cochez "Oui". Si vous préférez que seule cette facture soit affectée à ce fournisseur, cochez "Non". 3️⃣.
Cliquez sur “Sauvegarder” si vous avez d’autres changements à effectuer ou sur “Sauvegarder et fermer”.
Créer ou modifier un libellé fournisseur
Pour modifier un “libellé fournisseur”, rendez-vous dans le champ fournisseur 401, puis cliquez sur l'icône crayon.
Une pop-up apparaît. Rendez-vous dans le champ “libellé fournisseur”. Écrivez directement le libellé fournisseur souhaité.
Si celui-ci existe, il apparaîtra directement dans la liste déroulante, sélectionnez-le puis cliquez sur “Sauvegarder” si vous avez d’autres changements à effectuer ou sur “Sauvegarder et fermer”.
Si le “libellé fournisseur”, n’est pas encore créé, tapez son nom directement dans le champ 1️⃣, puis sélectionnez le libellé fournisseur avec la mention “création”, qui vous permettra de créer un nouveau libellé fournisseur 2️⃣.
Cliquez sur “Sauvegarder” si vous avez d’autres changements à effectuer ou sur “Sauvegarder et fermer”.
À savoir : Pour modifier plusieurs champs, il est essentiel de procéder étape par étape. Commencez par modifier l’entité légale, puis cliquez sur "sauvegarder". Ensuite, modifiez le libellé fournisseur et cliquez à nouveau sur "sauvegarder” et ainsi de suite…
Si vous n’avez qu’un seul changement à faire, vous pouvez cliquer directement sur “Sauvegarder et fermer”.
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