L’onglet mes écritures a évolué pour vous offrir encore plus de flexibilité et de simplicité. En plus de l'onglet classique “Écritures”, qui vous permet de vérifier l’ensemble de vos écritures disponibles, deux nouveaux onglets font leur apparition : “À valider” et “Validés”.
Cette segmentation vous permet de vérifier vos documents étape par étape, sans avoir à tout traiter en une seule fois, et de générer partiellement vos écritures pour un contrôle optimal.
1. À valider
Depuis l’onglet “À valider”, vous retrouvez l’ensemble des factures que vous n’avez pas encore vérifiées. Autrement dit, vos écritures en attente de génération.
Vous pouvez filtrer vos factures rapidement grâce à la barre de recherche.
Saisissez simplement un fournisseur, une date, un montant ou le type de document, puis cliquez sur “vérifier” pour afficher le masque de saisie avec les factures correspondantes.
Vous pouvez également valider directement les documents souhaités sans les vérifier en les sélectionnant depuis l’icône “coche” à gauche puis en cliquant sur valider la sélection.
Attention, cette coche n’a pas vocation à sélectionner les factures que vous souhaitez vérifier.
Lorsque vous cliquez sur “vérifier”, une pop-up apparaît. S'il s’agit de factures fournisseurs ou clients, vous arriverez directement dans la partie “Traités” du masque de saisie.
S’il s’agit d’un document rejeté de type “bon, devis, réservation” vous arriverez directement dans la partie “Dossier de contrôle” du masque de saisie.
→ Pour en savoir plus sur l’utilisation du masque de saisie, découvrez notre notice complète qui vous guide pas à pas : Le masque de saisie sur Chaintrust.
Une fois vos factures vérifiées, cliquez sur “valider tous les documents”.
Si vous n’avez pas fini de vérifier l’ensemble des documents, vous pouvez valider uniquement les documents souhaités en sélectionnant ces derniers depuis la colonne “suivi” puis cliquant sur “valider la sélection”.
À savoir : dès que vous visualisez une facture ou un document du dossier de contrôle, la coche se valide automatiquement.
2. Validés
L’onglet “Validés”, vous permet de renvoyer vos factures vers la section “À valider” si vous souhaitez apporter des modifications complémentaires ou de les générer pour les importer en comptabilité.
Vous pouvez “renvoyer” ou “générer” document par document en utilisant les boutons de la colonne actions.
Vous pouvez également “renvoyer” ou “générer” plusieurs documents à la fois en les sélectionnant depuis l’icône “coche” puis en cliquant sur “Renvoyer la sélection” ou sur “Générer la sélection”.
*À savoir : Lorsque vous avez généré vos documents, l’archive est disponible dans l’onglet “écritures” sur la période fiscale concernée.
3. Écritures
Dans l’onglet Écritures, vous avez accès à l’intégralité de votre dépôt. C’est ici que vous pouvez vérifier l’ensemble de vos écritures dans leur globalité.
Cliquez sur le bouton “générer les écritures”.
Une pop-up apparaît, cliquez alors sur “vérifier mes écritures”
Vous accédez alors au masque de saisie. Pour en maîtriser toutes les fonctionnalités, n’hésitez pas à consulter notre notice : Le masque de saisie sur Chaintrust.
Une fois les éléments souhaités mis à jour, cliquez sur le bouton “Générer automatiquement” pour générer votre archive.
Vous avez également la possibilité de générer partiellement une partie des documents en sélectionnant les éléments souhaités via la colonne “suivi” puis en cliquant sur “Générer la sélection”.
À savoir : dès que vous visualisez une facture ou un document du dossier de contrôle, la coche se valide automatiquement.