Chaintrust découpe automatiquement vos PDF et identifie la nature de chaque document (achat, vente, avoir, etc.). Pour vous offrir plus de flexibilité, vous pouvez désormais ajuster ce découpage manuellement.
Pourquoi utiliser cette fonctionnalité ?
- Fusionner : Rattacher un justificatif (chèque, bon de commande) à une facture.
- Ré-organiser : Corriger le découpage du robot si un document a été mal séparé.
Le principe clé : Pour fusionner deux pages, elles doivent être consécutives dans votre fichier PDF original. Vous pourrez lier des pages entre elles uniquement si elles se suivent (juste avant ou juste après).
Rendez-vous dans l’onglet “Mes écritures”, sélectionnez le sous-onglet “Écritures” puis cliquez sur “Générer les écritures”.
Une pop-up s’ouvre, cliquez sur “Vérifier les écritures”.
Sous l’affichage de vos factures, cliquez sur “Redécouper le dépôt”.
1 – Découper un document
Un écran “Corriger le découpage des factures” s’affiche et est composé :
- À gauche, de l’aperçu de la facture
- À droite , de l’ensemble des pages du dépôt.
Repérez les ciseaux bleus placés sur la ligne pointillée entre vos documents : un clic suffit pour découper le dépôt à cet endroit précis.
À savoir : Sous le dépôt, en bleu, pour chacune des pages, vous trouverez le nombre de pages que comprend le dépôt, le nom du fournisseur, la date et le montant de la facture.
Vos modifications apparaissent en orange. Pour les finaliser, cliquez sur le bouton bleu “Valider le découpage” en bas à droite de votre écran.
À savoir : Il est possible de découper un document selon le nombre de pages disponibles.
2 – Rattacher deux documents
Pour lier un justificatif à une facture :
- Cliquez sur le liseré bleu (la ligne verticale pleine) situé entre les deux documents que vous souhaitez assembler.
- Les documents fusionnés apparaîtront alors dans le même bloc.
N’oubliez pas de cliquer sur “Valider le découpage” pour enregistrer la modification.