La connexion API entre ACD et Chaintrust étant établie, il est nécessaire de vérifier et d'activer les paramètres d’envoi des données spécifiques sur ACD et sur Chaintrust.
En effet, il est possible d’importer ou non par API les champs suivants :
- Numéro de facture
- Date d’échéance
- Code analytique
Toutefois, pour que l’import de ces données soit fonctionnel, il est crucial d’avoir activer le paramétrage de chaque champ :
- Au niveau de la Fiduciaire et/ou du dossier sur Chaintrust.
- Au niveau du Cabinet et/ou du dossier sur ACD.
1) Activer les options sur Chaintrust
a) Au niveau de la fiduciaire
Rendez-vous dans l’onglet “Paramètres” sur votre page d’accueil Chaintrust.
À droite, vous retrouverez la liste des champs que vous pouvez renvoyer via l’API ACD. Par défaut:
- L’envoi du numéro de facture est activé
- L’envoi de la date d’échéance est désactivé
- L’envoi de la périodicité est activé au niveau de la fiduciaire (mais pas au niveau des dossiers il faudra donc activer l’option sur les dossiers pour que l’import fonctionne)
- L’envoi des codes analytiques est désactivé (L’envoi des codes analytiques est désactivé (pour renvoyer vos codes analytiques, l’option doit être activée à la fois au niveau de la fiduciaire et du dossier).
Vous pouvez donc, ici, cocher ou décocher les options souhaitées. Cliquez ensuite sur le bouton “sauvegarder” pour enregistrer vos modifications.
⚠️ À savoir : si vous activez l’envoi automatique de la date d’échéance, du numéro de facture ou de la périodicité par API sur le cabinet, cela n’impactera pas l’ensemble de vos dossiers. Il faudra activer l’option sur les dossiers souhaités également. L’option doit donc être cochée à la fois sur la fiduciaire et sur le dossier.
b) Au niveau du dossier
⚠️ À savoir : si vous souhaitez activer l’envoi automatique de la date d’échéance, du numéro de facture de la périodicité ou de l’analytique par API sur un dossier, il est nécessaire que l’envoi soit aussi activé à échelle de la fiduciaire.
Par défaut, l’envoi du numéro de facture est coché sur l’ensemble de vos dossiers.
Sélectionnez la société souhaitée sur votre page d’accueil Chaintrust.
Rendez-vous dans les “paramètres société” du dossier, puis dans l’onglet “paramètres” et cochez ou décochez les options souhaitées, puis cliquez sur “sauvegarder” en bas de page.
À savoir - Si vous activez l'envoi automatique des données analytiques sur votre dossier Chaintrust détectera automatiquement si cette option n’est pas activée sur ACD et vous le signalera via le message ci-dessous
2) Activer les options sur ACD
a) Activer la gestion du numéro de facture et de la date d’échéance sur ACD
Au niveau de votre fiduciaire
Une fois connecté sur ACD, cliquez sur l’onglet “fichier” puis sur “cabinet”.
Une popup apparaît. Cliquez sur “paramètres”.
Cliquez alors sur l’onglet “saisie” et cochez les cases suivantes :
- Gestion du numéro de facture.
- Gestion de l’échéancier.
Au niveau d’un dossier
Rendez-vous sur le dossier souhaité. Cliquez sur “fichier” puis sur “paramètres”.
Une pop-up apparaît. Cliquez sur l’onglet “saisie”.
- Dans le champ “gestion de l’échéancier”, cochez “oui” pour l’activer, “non” pour le désactiver ;
- Dans le champ “gestion du numéro de facture”, cochez “oui” pour l’activer, “non” pour le désactiver.
Cliquez ensuite sur le bouton “fermer” pour enregistrer vos modifications.
À savoir : Les éléments du dossier de contrôle sont accessibles suite à l'import par API dans l'onglet GED ou via le téléchargement de l'archive.
b) Activer l’analytique sur ACD
Pour activer l’analytique sur votre dossier depuis ACD, rendez-vous dans l’onglet “Fichier” puis “Paramètres”.
Une popup apparaît. Cliquez sur “Saisie” et cochez la case “Analytique”.
À savoir : vous pouvez également préciser, si nécessaire, le mode de gestion analytique en activant l’option « Gestion analytique non hiérarchique » située juste en dessous.
Pour aller plus loin dans le paramétrage de la comptabilité analytique, référez-vous au tutoriel ACD dédié.