Chaintrust met à votre disposition un outil de facturation permettant d’émettre des devis, factures et avoirs depuis votre compte.
⚠️ Pour plus de sécurité, l'activation de la double authentification (2FA) est maintenant requise pour utiliser l'outil de facturation.
→ Vous pouvez suivre la procédure dans notre notice dédiée : La double authentification
Afin de pouvoir utiliser l’outil de facturation, il faudra, dans un premier temps, le paramétrer. Voici les étapes à suivre :
1 - Renseigner les informations de la société
2 - Créer, éditer et supprimer un client
a. Création d'un client Entreprise - Pour une entreprise française (FR)
b. Création d'un client Entreprise - Pour une entreprise européenne (UE)
c. Création d'un client Particulier
d. Éditer un client
e. Supprimer un client
3. Créer un produit
4. Créer une numérotation pour les devis, factures et avoir
5. Compléter les paramètres de facturation
1- Renseigner les informations de la société
Dans un premier temps, rendez-vous dans l’onglet Information de votre dossier. Assurez-vous ensuite d’avoir bien rempli la forme juridique ainsi que le capital social de votre société puis cliquez sur “Sauvegarder”.
N’hésitez pas à ajouter votre logo, qui apparaîtra alors sur vos factures de vente.
2. Créer, éditer et supprimer un client
Rendez-vous ensuite dans l’onglet Facturation puis dans Paramètres de facturation. Vous accédez directement au sous-onglet Clients.
Cliquez sur Ajouter un nouveau client.
Une fenêtre s'ouvrira, vous permettant de choisir entre la création d'un client entreprise (Française ou Européenne) ou d'un client particulier.
a. Création d'un client Entreprise - Pour une entreprise française (FR)
Sélectionnez l'option "Entreprise FR" et renseignez le SIREN de la société. Les coordonnées du client se prérempliront alors automatiquement. Vous pourrez ajouter des informations complémentaires, telles que le numéro de téléphone, l'e-mail, ou indiquer un nom commercial si celui-ci est différent du nom légal de l'entité.
À savoir : les champs avec un astérisque sont des champs obligatoires.
b. Création d'un client Entreprise - Pour une entreprise européenne (UE)
Choisissez l'option "Entreprise UE" et saisissez le numéro de TVA intracommunautaire. Les coordonnées principales du client seront également pré-remplies. Vous pourrez ensuite ajouter les informations complémentaires nécessaires (téléphone, e-mail) et spécifier un nom commercial si nécessaire.
À savoir : les champs avec un astérisque sont des champs obligatoires.
c. Création d'un client Particulier
Pour créer un particulier, cliquez sur particulier, renseignez les informations et cliquez sur ajouter le client.
À savoir : les champs avec un astérisque sont des champs obligatoires.
d. Éditer un client
Vous pourrez ensuite modifier les informations de votre client au besoin en cliquant sur éditer le client.
A savoir : L’icône œil vous permettra d’avoir l’historique des modifications effectuées sur le client.
Les clients apparaissant en orange sont des clients détectés automatiquement par Chaintrust, suite au dépôt d’une de leurs factures de vente.
Pour pouvoir émettre des devis, factures ou avoir à ces clients, vous devez d’abord éditer sa fiche et mettre à jour les informations.
e. Supprimer un client
Un client peut être désactivé grâce à l’icône poubelle. Vous pourrez, si besoin, le réactiver en cliquant sur “ajouter un nouveau client”.
3. Créer un produit
Dès que votre premier client sera créé, cliquez ensuite sur le sous onglet produit puis cliquez sur créer/importer des nouveaux produits.
Une pop-up s’ouvre. Renseigner les informations de votre produit en écrivant directement dans les cases. Cliquez ensuite sur sauvegarder.
À savoir : vous pouvez également importer des produits en masse depuis Word en suivant le format indiqué sur la capture d’écran (nom du produit; prix HT; TVA; description).
Vous pourrez ensuite modifier ou supprimer votre produit via les icônes de la colonne “action”.
4. Créer une numérotation pour les devis, factures et avoir
Il vous faudra ensuite créer vos numérotations pour vos devis, factures et avoir. Pour ce faire, rendez-vous dans le sous-onglet numérotations.
Cliquez ensuite sur ajouter une numérotation.
Une pop-up s’ouvre, renseignez les champs pour construire votre modèle de numérotation pour vos factures. Cliquez ensuite sur ajouter une numérotation.
À savoir : selon le logiciel de comptabilité utilisé par votre comptable, le nombre de caractères autorisé peut être limité.
Votre numérotation apparaît alors dans l’onglet numérotations. Pour créer une numérotation pour vos avoirs, cliquez sur ajouter une numérotation.
Une pop-up s’ouvre, cliquez sur “avoir” puis renseignez les champs pour construire votre modèle de numérotation pour vos avoirs. Cliquez ensuite sur ajouter une numérotation.
Votre numérotation apparaît alors dans l’onglet numérotations. Pour créer une numérotation pour vos devis, cliquez sur ajouter une numérotation.
Une pop-up s’ouvre, cliquez sur “devis” puis renseignez les champs pour construire votre modèle de numérotation pour vos devis. Cliquez ensuite sur ajouter une numérotation.
Vos numérotations apparaissent alors dans l’onglet numérotations. Vous pouvez les modifier ou les supprimer via la colonne action. L’œil vous permet de voir l’historique des modifications effectuées sur vos numérotations.
5. Compléter les paramètres de facturation
Finalement, vous aurez la possibilité d’ajouter vos paramètres bancaires, des mentions particulières, vos conditions générales de ventes, ou encore des logos additionnels qui apparaîtront automatiquement sur vos factures.
À savoir : cette étape n’est pas obligatoire.