1 - Accéder au masque de saisie
Connectez-vous à votre espace Chaintrust et sélectionnez un dossier client.
Le masque de saisie sera accessible depuis 2 onglets :
- L’onglet “Écritures” pour accéder à l’ensemble des écritures en attente de génération. Ici, il vous suffira de cliquer sur “générer les écritures” puis “vérifier les écritures”
- L’onglet “À valider” pour vérifier vos documents étape par étape, sans avoir à tout traiter en une seule fois. Ici, il vous suffira de rechercher les documents ou factures souhaitées depuis la barre de recherche puis de cliquer sur “Vérifier”.
→ À lire aussi : Découvrir l'onglet mes écritures
2 - Le masque de saisie
A - L’onglet Traités
Lorsque vous accédez au masque de saisie, vous arrivez directement dans l’onglet “Traités”, dans lequel figurent les factures saisies par Chaintrust.
À gauche se trouve votre facture et à droite, ce sont les éléments que vous pouvez modifier.
Si vous souhaitez passer à la facture suivante, cliquez sur la flèche de droite. Pour revenir en arrière, cliquez sur la flèche de gauche.
À savoir : vous pouvez utiliser les touches TAB et SHIFT+TAB pour naviguer rapidement entre les champs dans le masque de saisie.
B- L’onglet “Dossier de Contrôle”
Cet onglet vous permet de visualiser les documents rejetés dans le dossier de contrôle.
Vous pouvez ainsi afficher une à une les factures et changer la qualification si vous le souhaitez. Vous pouvez par ailleurs saisir un document rejeté.
À savoir : Chaintrust reconnaît et rejette tous les documents qui ne sont pas des factures, les factures avec des informations manquantes et les factures manuscrites.
Vous pouvez, toutefois, forcer la saisie des documents désactivés (relevés de factures, quittance de loyer, factures d’acompte…)
3 - Section supérieure
Dans la section supérieure, les informations suivantes s’affichent et peuvent être modifiées si vous le souhaitez :
- Code fournisseur / code client ;
- Référence document ;
- Nom du dépôt original (le fichier que vous avez déposé sur l’interface) ;
- Date de la facture ;
- Date d’échéance ;
- Périodicité ;
- Typologie (facture d’achat, facture de vente, avoir d’achat, avoir de vente) ;
- La nature du produit ou de la charge (biens ou services) ;
- La source (UE / France / Hors UE).
À savoir : seul le nom du dépôt original ne peut pas être modifié.
Pour modifier une information, cliquez sur la flèche déroulante sur la ligne souhaitée ou cliquez directement sur la case pour y inscrire la date.
Une fois les modifications effectuées, pensez à cliquer sur le bouton “sauvegarder” pour enregistrer vos modifications.
💡 À savoir : pour sauvegarder, veillez à ce qu'aucun champ ne soit marqué en rouge. Tous les champs encadrés en rouge doivent impérativement être complétés et vos lignes d'écriture doivent également être renseignées.
4 - Section “lignes d’écritures”
Ici, ce sont toutes les informations concernant les lignes d’écritures. Vous pouvez :
- Modifier une écriture via le masque de saisie (Ajouter ou supprimer une écriture)
- Ajouter un axe Analytique (Uniquement disponible sur Coala, Cegid, ACD, Fulll, Isacompta, Quadratus et Revor) ;
- Ajouter un ou plusieurs taux d’auto-liquidation sur vos factures.
À savoir : les lignes divers débits, divers crédits vous permettent d’accéder à l’entièreté de votre Plan Comptable. Si, par exemple, vous souhaitez ajouter un compte d’immobilisation, un compte 467…
→ À lire aussi : Paramétrer la TVA à 80%
5 - Section mode de règlement
Dans cette section, vous pouvez personnaliser vos factures grâce au champ “Mode de règlement”, qui permet de définir le moyen de paiement associé (exemples : carte bancaire, chèque, virement, espèces, acompte).
→ Définir le mode de règlement depuis le masque de saisie
ℹ️ Cette fonctionnalité n’est disponible que sur ACD, Fulll, CEGID, Agiris (IsaCompta) et Quadratus. Lorsque le mode de règlement est sélectionné, le code remonte automatiquement dans votre logiciel de production à l’intégration des écritures. Chaque logiciel ayant son propre système de codes de règlement, ceux-ci peuvent varier d’un outil à l’autre
ℹ️ Les codes de règlement sont pré-définis sur ACD et IsaCompta. Toutefois, pour les utilisateurs de CEGID et QUADRATUS, le choix est libre. Il faudra donc configurer vos codes de règlement. Pour ce faire, rendez-vous dans l’onglet plan comptable, cliquez sur “Configuration” puis sur “Règlement”. Renseignez vos codes de règlement et la description associée puis sauvegardez.
⚠️ Attention : Assurez-vous de configurer le même code que celui affiché dans votre logiciel de production.
Pour en savoir plus sur le mode de règlement, nous vous invitons à lire également : Définir le mode de règlement depuis le masque de saisie.
6 - Champ libre par facture
Ce champ est conçu pour vous aider à mettre en avant des informations spécifiques sur vos libellés d’écritures.
Exemple : Vous pouvez y indiquer le mode de paiement.
7 - Section “libellés”
Vous pouvez désormais voir ici la sortie de vos champs en comptabilité (notamment votre libellé d’écriture). Les champs affichés dépendront de votre logiciel de production.
Vous pouvez personnaliser ces derniers depuis votre interface Chaintrust dans l’onglet Paramètres Société > Comptabilité > Libellés.
→ À lire aussi : Modifier les libellés
8 - Section “toutes les factures”
C’est ici que vous pouvez naviguer entre vos différentes factures.
Dès que vous avez visualisé une facture, la case “Sélection” se coche automatiquement et la ligne est grisée. Vous pouvez cocher et décocher ces lignes manuellement si vous le souhaitez.
Vous disposez également d’une option de tri, disponible pour chaque colonne.
Enfin, la colonne “new” permet de voir les nouveaux fournisseurs/clients.
Vous disposez par ailleurs d’une barre de recherche vous permettant de filtrer vos factures par nom ou compte, fournisseur/client, date, montant, ou encore par typologie de document.
À savoir : n’hésitez pas à cliquer sur “agrandir” pour mieux voir l’ensemble de vos factures
9 - Génération des écritures
Une fois les éléments souhaités à jour, vous pouvez cliquer sur le bouton “générer tous les documents” pour générer votre archive et procéder ensuite à l’import de vos écritures.
Vous avez par ailleurs la possibilité de générer partiellement une partie des documents en sélectionnant les éléments souhaités via la colonne “Sélection” puis en cliquant sur “Générer la sélection”.
À savoir : dès que vous visualisez une facture ou un document du dossier de contrôle, la coche se valide automatiquement.